客家委員會檔案及政府資訊開放應用須知


91年4月23日客會綜字第0910001774號函核定
91年5月22日客會綜字第0910002378號函修正
101年2月23日客會秘字第1010003020號令修正;並溯自中華民國101年1月1日生效
106年9月11日客會秘字第1060013045號令修正
108年8月6日客會秘字第10815009941號令修正

一、 客家委員會(以下簡稱本會)為辦理檔案法、政府資訊公開法及行政程序法有關檔案應用、政府資訊提供及卷宗抄錄閱覽規定事項,特訂定本須知。
二、 申請閱覽、抄錄或複製本會檔案、政府資訊或卷宗(以下簡稱檔卷),應以申請書(申請書如附件1)或以書面載明規定事項向本會申請。如有代理人者,應填具姓名、出生年月日、電話、住(居)所、身分證明文件字號;如係意定代理者,並應提出委任書(如附件2);如係法定代理者,應敘明其關係,並檢具相關證明文件影本。
前項申請資料得親自持送或以書面通訊方式為之。
三、 申請案件之受理,依申請應用之檔卷性質,由業務承辦單位辦理。
業務承辦單位辦理檔卷應用申請案,應先檢視申請書內容,確認其正確性,如有不合規定程式或資料不全者,經通知補正者,申請人(或代理人,以下簡稱申請人)應於七日內補正;屆期不補正或不能補正者,得駁回之。
四、 本會檔卷應用之准駁,依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。
申請案件之准駁,應自受理之日起十五日內,以書面通知申請人准駁決定(准駁通知書、准駁表及准駁清單如附件3、3-1、3-2);必要時,得予延長。但延長時間不得逾十五日。其駁回申請者,並應敘明理由。
案件之准駁期限,如有補正資料者,自申請人補正之日起算。
五、 檔卷應用,以提供複製品為原則。如其中一部分有應限制公開或提供之情形,應採「分離原則」,去除不得公開部分,就其他部分公開或提供之。
本會准駁同意檔卷應用之申請時,得按檔卷所在媒介物之型態給予申請人重製或複製品或提供閱覽、抄錄或複製。
業務承辦單位應將檔卷部分抽離或遮掩情形註記於檔卷應用簽收單(如附件4)告知申請人。
六、 申請人至本會應用檔卷時,應出示准駁通知書及備有本人照片之身分證明文件,依規定完成登記程序後,始得進入指定之檔卷應用處所。
申請人應用檔卷原件時,應由業務承辦單位人員陪同為之。
七、 申請人進入檔卷應用處所,應注意下列事項:
    (一)禁止飲食、吸菸、大聲喧嘩。
    (二)不得破壞環境整潔。
    (三)禁止攜帶原子筆、毛筆等易塗損檔卷之工具。
    (四)抄寫檔卷時,以使用鉛筆、可攜式電腦或可攜式媒體為限。
    (五)未經本會許可,禁止攜帶私人物品。
    (六)未經本會許可,禁止擅自接用電源及連接本會網路系統。
    (七)本會提供應用之器材須妥慎維護,不得破壞。
前項第四款可攜式電腦或可攜式媒體之使用,非經許可不得為之。其使用應遵守本會資訊安全政策相關規定;可攜式媒體使用前應經本會掃毒檢查。
如有必要暫離檔卷應用處所者,應將檔卷交由業務承辦單位人員保管。
八、 申請人應用檔卷,應保持檔卷資料完整,並不得有下列行為:
    (一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔卷。
    (二)拆散已裝訂完成之檔卷。
    (三)以其他方法破壞或變更檔卷內容。
九、 應用檔卷時,申請人有違反第七點及第八點所列情形者,本會得停止其應用,並記錄之。其涉及刑事責任者,移送檢察機關偵辦。
十、 申請應用之檔卷,不得攜出檔卷應用處所,並應當日歸還。如未能於當日應用完畢者,業務承辦單位人員應於檔卷應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,再行約定應用日期。
檔卷應用完畢,應經本會業務承辦單位人員點收無誤,於檔卷應用簽收單註記還卷並將一聯交付申請人。
十一、 檔卷應用處所開放應用時間為星期一至星期五,上午九時至下午四時三十分。
例假日及國定假日不對外開放。
十二、 申請閱覽、抄錄或複製檔卷之費用,申請人應依國家發展委員會檔案管理局所訂「檔案閱覽抄錄複製收費標準」(如附件5)繳納之。
前項之收費,本會應開立收據。
本會提供檔卷複製品郵寄服務,業務承辦單位人員應先收取申請人繳交之郵資及複製費後,將複製品併同收據寄交申請人。
十三、 本要點如有未盡事宜,適用其他相關法令之規定。