客家委員會檔案及政府資訊開放應用須知


91年4月23日客會綜字第0910001774號函核定
91年5月22日客會綜字第0910002378號函修正
101年2月23日客會秘字第1010003020號令修正;並溯自中華民國101年1月1日生效
106年9月11日客會秘字第1060013045號令修正

一、客家委員會(以下簡稱本會)為辦理行政程序法第四十六條、政府資訊公開法及檔案法等有關應用規定事項,特訂定本須知。

二、申請閱覽、抄錄或複製本會檔案、行政資訊或卷宗(以下簡稱檔卷),應填具所附申請書(如附件1)或以書面載明規定事項後。以書面通訊方式、傳真或透過本會電子信箱(src@mail.hakka.gov.tw)申請。

三、申請應用程序不合規定程式或資料不全者,經通知申請人補正者,應於七日內補正;不能補正或逾期不補正者,得逕行駁回。

四、本會於受理之日起十五日內為准駁之決定,並以書面通知申請人;必要時,得予延長。但延長時間不得逾十五日。」
    檔卷應用准駁依檔案法第十八條、政府資訊公開法第十八條、行政程序法第四十六條及其他法令之規定辦理。

五、本會受理申請應用,依申請應用之檔卷性質,由業務承辦人員辦理。
    業務承辦人員辦理檔卷應用申請案,應先檢視申請書內容,依規定辦理檢調,並擬妥審核通知書(附件2)後,簽陳機關權責長官核示。

六、如經核准應用檔卷,本會業務承辦人員應於審核通知書中載明核准應用檔卷之意旨、應用檔卷之方式、時間、地點及應注意事項與收費標準、應攜帶相關證明文件,通知申請人。

七、提供應用之檔卷,如其中一部分有必要限制公開,應僅就其他可公開部分提供之。
    本會核准提供檔卷應用之申請時,得按政府資訊所在媒介物之型態給予申請人重製或複製品或提供申請人閱覽、抄錄或複製。其涉及他人智慧財產權或難於執行者,得僅供閱覽。

八、申請人至本會應用檔卷時,應出示審核通知書及備有本人照片之身分證明文件,並完成登記程序後,始得進入指定閱覽場所。
    業務承辦人員將檔卷交付申請人使用,應請其於檔卷應用簽收單(如附件3)簽名。
    申請人應用檔卷原件時,應由業務承辦人員陪同為之。

九、申請人進入閱覽場所,應注意下列事項:
  (一)禁止飲食、吸菸、大聲喧嘩。
  (二)不得破壞環境整潔。
  (三)禁止攜帶原子筆、毛筆等易塗損檔卷之工具。
  (四)抄寫檔卷時,以使用鉛筆或可攜式電腦為限。
  (五)禁止攜帶私人物品。
  (六)未經本會許可,禁止擅自接用電源。
  (七)本會提供應用之器材須妥慎維護,不得破壞。
    前項第四款可攜式電腦或可攜式媒體之使用,非經許可不得為之。其使用應遵守本會資訊安全政策相關規定;可攜式媒體使用前應經本會掃毒檢查。
    如有必要離開閱覽場所,應將檔卷交由檔案管理人員保管;應用影像系統者,則應完成登出作業。

十、申請人檔卷應用,應保持檔卷資料完整,不得有下列行為:
  (一)添註、塗改、更換、抽取、圈點或污損檔卷。
  (二)拆散已裝訂完成之檔卷。
  (三)以其他方法破壞或變更檔卷內容。

十一、應用檔卷時,申請人有第八點及第九點所列情形者,本會得停止其應用,並記錄之。情節重大者,得依法論處。

十二、申請應用之檔卷,不得攜出閱覽場所,並應當日歸還。如未能於當日應用完畢者,檔案管理人員應於檔卷應用簽收單註記應用情形後,先辦理還卷,另日再行調閱。
    檔卷應用完畢歸還,應經本會檔案管理人員點收後,並於檔卷應用簽收單註記還卷後將一聯交付申請人。

十三、檔卷應用完畢後,業務承辦人員應依「本會及所屬機關提供政府資訊收費標準」向申請人收取應用檔卷之費用,並開立收據併同檔卷複製品,交予申請人。

十四、申請人應用檔卷,應至本會指定處所為之。
    開放應用時間為星期一至星期五,上午九時至下午四時三十分。
    例假日及國定假日不對外開放。

十五、本要點如有未盡事宜,適用其他相關法令之規定。